Comunicazione di Progetto

Dallo staff al pubblico esterno: la “catena lunga” della comunicazione di progetto

La caratteristica che maggiormente distingue il processo della Comunicazione di Progetto dalle forme più consuete di comunicazione è la “catena lunga”.
Con questo concetto si intende la lunga filiera che il processo della CdP attraversa, dallo stretto rapporto con lo staff tecnico attivato sin dall’inizio del progetto, fino alla comunicazione esterna.
Sia che si debba valorizzare un complesso progetto di ricerca o un prodotto di tecnologia avanzata, sia che si debba condividere con i cittadini un progetto di intervento sul territorio o un’opera pubblica, la catena lunga è un elemento fondamentale per tre ragioni.
1 – I tecnici, che normalmente stanno dietro le quinte (sono cioè invisibili ai pubblici esterni) devono fare parte del processo di comunicazione e devono essere anche in grado di affrontarlo.
2 – I contenuti complessi (ad esempio) di un’opera pubblica sul territorio e i suoi  presupposti scientifici, politici, strategici, sono rappresentati da molti concetti (a volte assiomi) e informazioni. Dal momento che i pubblici acquisiscono le loro informazioni da molteplici canali, spesso indiretti: i media, le associazioni, gli altri cittadini le amministrazioni locali ecc. è fondamentale che questi concetti abbiano una forte coerenza; in altre parole è indispensabile che la rappresentazione del progetto sia sempre la stessa indipendentemente dalla fonte. Ci possono essere opinioni diverse ovviamente, un cittadino può leggere sul sito di un’associazione ambientalista opinioni diverse da quanto dice il Comune, ma è importante che si parta da elementi di base identici e che non ci siano “verità” (troppo) differenti.
La coerenza informativa a più livelli si ottiene solo mettendo a disposizione di tutti (media, cittadini, associazioni, amministrazioni locali ecc.) l’informazione più esaustiva e più comprensibile possibile. E questo si ottiene solo attraverso il lavoro meticoloso e congiunto dello staff tecnico – amministrativo con gli specialisti di comunicazione di progetto.
3 – È molto positivo che i pubblici esterni (ad esempio i cittadini nel caso di un’opera pubblica o gli stakeholder di un progetto di ricerca) si sentano in “presa diretta” con chi è in grado di dare informazioni dirette (coerenti e univoche) e a cui poter fare domande altrettanto direttamente e questo è possibile solo se si realizzano le condizioni 1 e 2.

Premesso che il rapporto con lo staff tecnico deve iniziare contemporaneamente alle attività di progetto, un efficace lavoro con lo staff richiede alcune condizioni di base.
La chiarezza degli obiettivi- Il lavoro svolto insieme, specialisti di comunicazione e staff tecnico-ingegneristico deve essere mirato a:
1- ad attivare una discussione virtuosa sulle informazioni (anche non definitive) che si possono rendere pubbliche, in modo coerente e univoco, via via che la realtà del progetto muta e si evolve. Ricordiamoci che comunicare la realtà stabile di un progetto chiuso è più facile che mantenere viva ed efficace la comunicazione di un processo in evoluzione nel quale spesso ci sono dubbi, incertezze cambiamenti. Ed è indispensabile considerare l’incertezza un valore, cosa che per un tecnico può essere un ostacolo difficile da superare.
2- a preparare i tecnici e i progettisti (anche con specifiche attività di formazione o coaching) a comunicare e a “raccontare” il progetto e la loro attività a pubblici non tecnici o a specialisti di altri settori.
3- a creare e mantenere un quadro informativo coerente e univoco via via che il progetto evolve.
4- a creare un vocabolario e una modalità di comunicazione che permetta prima di tutto il dialogo efficace all’interno dello staff (interdisciplinare).

L’accreditamento – condizione fondamentale è che gli specialisti di Comunicazione di Progetto vengano riconosciuti dai tecnici e dai progettisti come interlocutori affidabili. Questo significa che non basta che i tecnici riconoscano la professionalità del comunicatore in quanto tale, occorre che comunicatori e tecnici possano dialogare (per quanto possibile) da pari a pari. Ovvero il comunicatore deve essere accreditato come interlocutore affidabile da un punto di vista tecnico. In altre parole non si deve verificare che i tecnici dello staff ritengano che quanto discusso nei brief con gli specialisti di comunicazione venga percepito parzialmente o in modo non corretto e quindi venga rappresentato in modo semplicistico, banale o peggio scorretto.
Conclusioni
Il core del comunicare cose complesse è riuscire ad entrare nel merito degli argomenti con competenza per poi rielaborarli con caratteristiche e vocabolari adatti per i diversi pubblici a cui ci rivolgiamo.
Il lavoro fatto insieme allo staff tecnico (interdisciplinare) è mirato a definire con correttezza temi e messaggi e renderli efficaci.
È indispensabile che il comunicatore sia accreditato come interlocutore affidabile anche dal punto di vista tecnico scientifico.
I tecnici dello staff devono essere in grado di essere/diventare interlocutori credibili verso il pubblico esterno. (oltre che quello interno allo staff interdisciplinare).