Comunicazione di Progetto

Come valorizzare un progetto internamente alle organizzazioni (aziende, centri di ricerca, ecc.)

Premessa
Quanto segue è la proposta di un modulo di formazione per un Master di Comunicazione Scientifica, che integra gli aspetti, ben sviluppati, di comunicazione esterna e divulgazione.
Nella mia esperienza non è possibile raggiungere buoni risultati nella comunicazione esterna (promozione, divulgazione, dissemination ecc.) senza un valido percorso interno attuato insieme al team di progetto.

Nelle industrie delle aree più avanzate e nei progetti di ricerca è indispensabile dare visibilità e valore ai progetti o raccogliere consenso presso pubblici differentemente qualificati, esterni, ma anche  interni.
Un’importante caratteristica che distingue il processo della comunicazione scientifica dalle forme più consuete di comunicazione è la “catena lunga”.
Con questo concetto si intende la lunga filiera che il processo attraversa dalla fase di comunicazione interna, attivata insieme allo staff tecnico sin dall’inizio del progetto, fino alla comunicazione esterna.
Sia che si debba valorizzare un complesso progetto di ricerca scientifica o un prodotto di tecnologia avanzata,  la catena lunga è un elemento fondamentale per quattro ragioni.
1 – I tecnici, che normalmente stanno dietro le quinte (sono cioè invisibili ai pubblici esterni) devono far parte del processo di comunicazione, devono essere in grado di comprenderlo per dare il loro indispensabile contributo.
2 – È fondamentale che i contenuti complessi di un progetto di ricerca (ad esempio) e i suoi  presupposti scientifici, politici, strategici, siano rappresentati con forte coerenza. In altre parole è indispensabile che la descrizione e l’immagine del progetto sia sempre la stessa indipendentemente dalla fonte (diretta o indiretta, il responsabile delle relazioni esterne o i media che ne parlano)  e che tutti gli attori parlino “con una voce sola”.
3 –  parlando di imprese o di grandi organizzazioni dove la ricerca è mirata allo sviluppo industriale, gli stakeholder interni sono quelli che possono determinare la vita o la morte di un progetto. Management, financing, controllers sono i target con cui il progetto si deve confrontare. Il bravo comunicatore deve mettere in grado i team di progetto ad essere vincenti nelle approvazioni e nelle verifiche interne. Questo può essere applicato anche nelle verifiche degli stati di avanzamento e nella scrittura e nell’organizzazione della documentazione, a questo è chiamata la figura di “scientific writer” che viene richiesta (v. ESA).
4 – Solo con un’efficace comunicazione interna si può preparare il processo di comunicazione esterna.

Comunicare un progetto complesso in questo contesto è diverso dal divulgare, richiede di trattare argomenti difficili con messaggi chiari, corretti ed efficaci verso pubblici diversamente qualificati (stakeholder interni, media, specialisti e scienziati di altri settori, mondo politico, grande pubblico ecc.) rispettando i contenuti tecnico scientifici in modo rigoroso.
Occorre un approccio innovativo: partendo dai risultati della comunicazione interna dovremo aggregare in modo nuovo e con scelte di tempi appropriate elementi già disponibili come comunicazione visiva,  processi partecipati, media e relazioni pubbliche.
Occorre anche acquisire la capacità di “distillare” contenuti ampi e complessi (selezionare, sintetizzare senza banalizzare) confezionandoli e adattandoli (vocabolario, lunghezza modalità, tempi) per i diversi pubblici con cui ci si dovrà rapportare.

Questi passaggi sono indispensabili per poi comunicare un progetto scientifico “all’esterno”
Ma cosa è l’esterno? Il grande pubblico è solo uno dei pubblici possibili.
Nei progetti internazionali spesso viene richiesta un’attività di “dissemination” che significa portare all’esterno il valore di quanto è stato fatto in un progetto (di ricerca) per farlo conoscere, per trasferire la conoscenza, ma anche per stimolare nuovi finanziamenti. Non si tratta solo di informare o di divulgare, ma di raccogliere feedback, stimoli, consenso.

Per completezza aggiungo il programma proposto articolato in due giornate di otto ore:

    • La strategia generale e gli obiettivi della comunicazione interna
    • Le figure professionali del comunicatore di progetto, dello Scientific Writer e del Technical Writer
    • Tempi e metodi della comunicazione interna
    • Lavorare con i team di progetto (accreditarsi e collaborare)
    • Formare e istruire i membri dei team di progetto
    • Strumenti e modalità per raggiungere la miglior coerenza della comunicazione
    • Gli strumenti e le modalità della comunicazione di progetto: selezione, sintesi, vocabolario
    • Dissemination